Polecenie zapłaty i GOBI

Opis produktu

Polecenie zapłaty (znane także jako Direct Debit) jest formą krajowych rozliczeń bezgotówkowych. W przeciwieństwie do standardowego polecenia przelewu jest formą rozliczeń inicjowaną przez Klienta - wierzyciela, który dzięki usłudze ma możliwość zlecenia obciążenia rachunku swojego kontrahenta - dłużnika.

Rola dłużnika sprowadza się do udzielenia jednorazowego upoważnienia wierzycielowi do obciążania rachunku. Rozliczenia takie mogą być przeprowadzane zarówno w relacji B2B pomiędzy podmiotami gospodarczymi. jak i B2C czyli w relacji podmiot obciążający osobę fizyczną. Jest to zatem doskonała forma rozliczeń dla kontrahentów prowadzących stałą współpracę. W szczególności popularne jest to wśród firm świadczących usługi dla znacznej ilości klientów rozliczających cykliczne płatności.

Rozliczanie Polecenia zapłaty rozpoczyna się od złożenia przez dłużnika w jego banku zgody na obciążanie rachunku. Zgoda ta jest standardowym formularzem zawierającym podstawowe dane dłużnika jak i wierzyciela. Dostarczenie przez dłużnika upoważnienia do obciążania w trybie Polecenia zapłaty jest z punktu widzenia wierzyciela procesem trudnym logistycznie, chociażby dlatego, iż o fakcie złożenia zgody na obciążanie rachunku, wierzyciel dowiedzieć się może jedynie od dłużnika, nie mając żadnej pewności czy upoważnienie zostało złożone i czy zostało złożone poprawnie. Jest to trudne zwłaszcza, jeżeli dotyczy to sytuacji, w których wierzyciel obsługuje dużą ilość dłużników. Dla takich Klientów Bank Millennium oferuję obsługę dystrybucji upoważnień.

GOBI - Gospodarcze Obciążenia Bezpośrednie - jest formą elektronicznych rozliczeń bezgotówkowych (komplementarną względem Polecenia zapłaty) służącą do pobierania należności w rozliczeniach pomiędzy podmiotami gospodarczymi bez górnego limitu kwotowego oraz bez możliwości odwołania dokonanego obciążenia.

Korzyści

Korzyści dla Klienta:

• dostosowanie się do rosnących wymogów stawianych przez klientów - dłużników (rosnąca popularność Polecenia zapłaty wśród odbiorców usług)
• terminowy wpływ należności, wierzyciel decyduje o momencie, w którym obciąża dłużnika
• monitoring i kontrola wpływów:
  • pełne raporty o skutkach rozliczenia (w przypadku niepowodzenia rozliczenia - informacja o powodach)
  • automatyczna identyfikacja dłużników zapewniająca automatyczne rozksięgowanie w systemach wierzyciela
  • raporty o rozliczeniu dostarczane w formacie dogodnym dla wierzyciela
  • wierzyciel, jako strona inicjująca zlecenie, zapewnia sobie pełną informację niezbędną do poprawnej identyfikacji. Z reguły format pliku ze zleceniami zrealizowanymi jest taki sam, jak pliku zawierającego rozliczone płatności masowe.
    

Dodatkowe informacje

Dystrybucja upoważnień - zasada działania (Schemat 1):

• Wierzyciel dystrybuuje wśród swoich dłużników formularze zgody (upoważnienia) na Polecenia zapłaty.
• Wypełnione i podpisane zgody trafiają z powrotem do wierzyciela lub pocztą bezpośrednio do banku prowadzącego rachunek wierzyciela (Banku Millennium).
• Przekazane za pośrednictwem Banku Millennium zgody dystrybuowane są do banków dłużników z prośbą o potwierdzenie poprawności.
• W ustalonym terminie banki dłużników potwierdzają rejestrację zgody, ewentualnie informują o błędach w otrzymanym upoważnieniu. Najczęstszymi błędami są niezgodność podpisu, lub niezgodność nazwy posiadacza rachunku, bądź numeru rachunku.
• Dodatkowo dla upewnienia się, czy upoważnienie zostało poprawnie zarejestrowane, Bank Millennium wysyła próbne obciążenie tzw. komunikat zerowy, który ostatecznie potwierdza poprawność rejestracji.
• Bank Millennium przekazuje wierzycielowi informację zwrotną w formie elektronicznej o potwierdzonych i zarejestrowanych upoważnieniach.
• Na podstawie elektronicznej informacji automatycznie wczytanej do systemu billingowego, wierzyciel może rozliczyć dłużników w formie Polecenia zapłaty, tzn.:
  • zaprzestać drukowania dokumentów płatniczych
  • w dniu wymagalności obciążyć rachunek dłużnika

• W momencie, gdy wierzyciel zarejestruje w swoim systemie informację o tym, że jego dłużnik złożył w swoim banku zgodę na obciążenie jego rachunku, może nastąpić rozliczenie w drodze Polecenia zapłaty.

Rozliczenie Polecenia zapłaty - zasada działania (Schemat 2):

• Wierzyciel za pośrednictwem systemów bankowości elektronicznej (Kanałów Bankowości Elektronicznej) składa zlecenia obciążenia rachunku dłużnika.
• Za pośrednictwem Krajowej Izby Rozliczeniowej do banku dłużnika wysyłany jest komunikat obciążeniowy (I sesja Elixir). Komunikat ten zawiera numer rachunku dłużnika, identyfikator wierzyciela i identyfikator płatności.
• Na podstawie danych zawartych w komunikacie bank dłużnika sprawdza, czy posiada odpowiadający dokument zgody oraz, czy dłużnik posiada środki na pokrycie tego zlecenia.
• W przypadku braku zgodności danych zawartych w zleceniu z upoważnieniem, bądź braku środków, bank przesyła informację odmowną (III sesja Elixir). W tej samej sesji przekazywane są do banku wierzyciela środki ze zrealizowanych transakcji.
• Na podstawie danych otrzymanych z Krajowej Izby Rozliczeniowej bank przekazuje wierzycielowi plik zawierający informacje o zrealizowanych zleceniach oraz raport z odrzuceniami.

Dodatkowe opcje dostępne w ramach usługi

Raporty (pliki tekstowe) przekazywane Klientowi (zarówno te dotyczące realizacji transakcji jak i dystrybucji zgód) mogą być dostosowane na życzenie Klienta. Wymaga to jednak stosownych ustaleń z Klientem. Ponadto istotną kwestią szczególnie w przypadku Klientów rozliczających się z dużą liczbą dłużników, jest sprawne przeprowadzenie akcji informacyjnej wśród dłużników dotyczącej rozliczania w trybie polecenia zapłaty, jaki i organizacji logistyki obiegu zgód. Poprawne przeprowadzenie tej akcji w dużej mierze wpływa na ilość dłużników, którzy zdecydują się na tę formę rozliczeń. W tym celu specjaliści Banku Millennium zapewniają pełne wsparcie procesu wdrożenia usługi Polecenia zapłaty. W szczególności dotyczy to wparcia merytorycznego dotyczącego obiegu informacji wewnątrz firmy, jak i przygotowania akcji marketingowej wśród dłużników.

FAQ

1. Co się stanie, jeżeli dłużnik odwoła polecenie zapłaty?

Odpowiednia informacja pojawi się na rachunku, oraz w plikach raportu. Odmowa ma odpowiedni status, po którym Państwa system jest w stanie rozpoznać ten typ transakcji.

2.  W jaki sposób otrzymam raport do wczytania do program księgowego?

Raporty dostępne są w systemach Millenet i ESOBIG. W systemie Millenet jest opcja Wyciągi/Raporty > Raporty AIPP. W systemie ESOBIG raporty są dostarczane pocztą ESOBIG.

3. W przypadku odwołania Polecenia zapłaty doliczane są odsetki. W jaki sposób zobaczę je na wyciągu bądź w raporcie?

Standardową opcją jest raportowanie odwołania kwotą pomniejszoną o odsetki. Jednakże na życzenie Klienta istnieje możliwość zaprezentowania transakcji z wyróżnioną kwotą zlecenia i osobno kwotą odwołania.

4. Czy polecenie zapłaty może współpracować z jakimkolwiek systemem?

Tak - w ramach Polecenia zapłaty możemy w szerokim zakresie dostosować formaty wymiany danych, więc systemy Polecenia zapłaty można dopasować do wymagań systemu Klienta..

5. Podobno istnieje możliwość dystrybucji zgód drogą elektroniczną za pośrednictwem Krajowej Izby Rozliczeniowej. Czy Bank Millennium oferuje usługę elektronicznej dystrybucji zgód oraz czy mogę rejestrować wszystkie zgody elektronicznie?

Byliśmy pierwszym bankiem, który przystąpił do systemu Ognivo (tak nazywa się system Krajowej Izby Rozliczeniowej) i po dziś dzień jesteśmy liderem pod względem liczby zgód dystrybuowanych tą drogą. Należy jednak pamiętać, iż aby zarejestrować zgodę elektronicznie, bank dłużnika musi być także uczestnikiem tego systemu. Niestety, jest jeszcze wiele banków - i to szczególnie dużych banków detalicznych - które nie dostosowały swoich systemów tak, aby móc być uczestnikiem systemu, dlatego też do tych banków dystrybucja zgód musi być przeprowadzana w tradycyjny sposób.

Schemat 1

Schemat 2